Vai lejupielādēt Madonas novada dzimtsarakstu nodaļas nolikumu šeit

APSTIPRINĀTS

ar Madonas novada pašvaldības domes

26.11.2009. sēdes lēmumu Nr.15.24.p.

 

 

Madonas novada pašvaldības

MADONAS NOVADA DZIMTSARAKSTU NODAĻAS

NOLIKUMS

Izdoti, pamatojoties uz Latvijas Republikas

likuma “Par pašvaldībām” 21. panta pirmās

daļas 8. punktu, 41. panta pirmās daļas 2.punktu

likuma „Par civilstāvokļa aktiem” 2.panta trešo daļu,

Saistošiem noteikumiem Nr. 1" Madonas novada pašvaldības nolikums"

 

1.Vispārīgienoteikumi

1.1.Madonas novada Dzimtsarakstu nodaļa (turpmāk – Dzimtsarakstu nodaļa) ir Madonas novada pašvaldības (turpmāk tekstā – Pašvaldība) izveidota un padotībā esoša iestāde, kas nodrošina Pašvaldībai nodoto autonomo un Latvijas Republikas normatīvajos aktos paredzētā kārtībā deleģēto atsevišķo funkciju un uzdevumu izpildi civilstāvokļa aktu reģistrēšanā, kā arī citu Pašvaldības deleģēto jautājumu risināšanai.

1.2.Nodaļas darbības teritorija ir Madonas novada administratīvā teritorija.

1.3.Dzimtsarakstu nodaļa atrodas Pašvaldības izpilddirektora tiešā pakļautībā.

1.4.Savā darbībā Dzimtsarakstu nodaļa ievēro Latvijas Republikas (turpmāk tekstā – LR) Satversmi, Civillikumu, Civilstāvokļa aktu likumu, likums „Vārda, uzvārda un tautības ieraksta maiņas likums”, Personu apliecinošu dokumentu likumu, Valsts valodas likumu, Administratīvā procesa likumu, Fizisko personu datu aizsardzības likumu, Ministru kabineta noteikumus “Noteikumi par civilstāvokļa aktu reģistrācijas kārtību, civilstāvokļa aktu reģistru paraugiem, reģistru glabāšanas kārtību un termiņiem, kā arī to dokumentu paraugiem, kurus izsniedz, pamatojoties uz reģistru ierakstiem”, „Noteikumi par personvārdu rakstību un lietošanu latviešu valodā, kā arī to identifikāciju”, „Iedzīvotāju reģistrā iekļauto ziņu aktualizēšanas kārtība”, un citus spēkā esošos normatīvos aktus, Tieslietu ministrijas noteikumus un rīkojumus, Pašvaldības nolikumu, šo Dzimtsarakstu nodaļas nolikumu, Pašvaldības domes lēmumus, Pašvaldības izdotos rīkojumus un izpilddirektora norādījumus.

1.5.Dzimtsarakstu nodaļas nolikums (turpmāk tekstā – Nolikums) ir saistošs visiem Dzimtsarakstu nodaļas darbiniekiem.

1.6.Dzimtsarakstu nodaļas darbības uzraudzību savas kompetences ietvaros veic LR Tieslietu ministrs ar Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamenta starpniecību. Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departaments uzrauga normatīvo aktu ievērošanu civilstāvokļa aktu reģistrācijā, kā arī metodiski vada Dzimtsarakstu nodaļu.

1.7.Dzimtsarakstu nodaļai ir savs zīmogs ar Dzimtsarakstu nodaļas pilnu nosaukumu valsts valodā un papildinātā mazā valsts ģerboņa attēlu, atbilstoši likumam „Par Latvijas valsts ģerboni”. Dzimtsarakstu nodaļa izmanto valsts simboliku, saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

1.8.Dzimtsarakstu nodaļa iekšējā un ārējā sarakstē izmanto Pašvaldības apstiprināta parauga veidlapu. Dokumentus, kas sagatavoti uz Dzimtsarakstu nodaļas veidlapas ir tiesīgi parakstīt Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs, Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja vietnieks vai Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja prombūtnes laikā ar Pašvaldības rīkojumu noteikts Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja pienākumu izpildītājs.

1.9.Dzimtsarakstu nodaļas adrese: Saieta laukums 1, Madona, Madonas novads, LV- 4801.

1.10.Dzimtsarakstu nodaļa veic savas funkcijas un uzdevumus patstāvīgi, sadarbībā ar valsts un pašvaldību institūcijām un iestādēm.

1.11.Pašvaldībai ir tiesības kontrolēt dzimtsarakstu nodaļas finansiālo un saimniecisko darbību.

 

2.Dzimtsarakstu nodaļas funkcijas un uzdevumi

2.1.Dzimtsarakstu nodaļas pamatfunkcija ir civilstāvokļa aktu reģistrācijas nodrošināšana, kā arī civilstāvokļa aktu reģistru arhīva fonda veidošana, atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

2.2.Dzimtsarakstu nodaļas uzdevumi :

 2.2.1. kārtot Dzimtsarakstu nodaļas lietvedību, atbilstoši normatīvo aktu prasībām, veicot:

                                             2.2.1.1.     dzimšanas faktu reģistrāciju;

                                             2.2.1.2.     miršanas faktu reģistrāciju;

                                             2.2.1.3.     laulības reģistrāciju;

                                             2.2.1.4.     ierakstu izdarīšana laulības reģistrā, pamatojoties uz garīdznieka paziņojumu;

 2.2.2. nodrošināt Dzimtsarakstu nodaļā reģistrēto laulību (izņemot baznīcā noslēgto laulību), veikto dzimšanas un miršanas ierakstu reģistru (turpmāk tekstā kopā saukti – Reģistri) pirmo eksemplāru glabāšanu Dzimtsarakstu nodaļā, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

 2.2.3. nodot Reģistru otros eksemplārus ne vēlāk kā līdz nākamā mēneša piektajam datumam LR Centrālajai statistikas pārvaldei;

 2.2.4. atjaunot bojā gājušos civilstāvokļa aktu reģistru ierakstus, anulēt, papildināt un labot civilstāvokļa aktu reģistru ierakstus, pamatojoties uz tiesas spriedumu, administratīvo aktu, Dzimtsarakstu nodaļas atzinumu vai ieinteresētās personas iesniegumu, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

 2.2.5. pieņemt paternitātes atzīšanas iesniegumus (uz noteiktas veidlapas) un nodrošināt paternitātes atzīšanas noformēšanu, veicot ierakstu dzimšanas reģistrā;

 2.2.6. sagatavot dokumentus un atzinumus par vārda, uzvārda un tautības ieraksta maiņu un iesniegt tos Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam;

 2.2.7. veidot Dzimtsarakstu nodaļā sastādīto civilstāvokļa aktu reģistru arhīva fondu un nodrošināt arhīva fonda dokumentu glabāšanu, uzskaiti un izmantošanu, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

 2.2.8. izsniegt civilstāvokļa aktu reģistrācijas apliecības, izziņas un izrakstus no reģistru ierakstiem pēc personu vai iestāžu pieprasījuma, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

 2.2.9. izsniegt civilstāvokļa aktu reģistru ierakstu norakstus pēc citu dzimtsarakstu nodaļu pieprasījuma;

2.2.10.    sniegt konsultācijas personām un iestādēm civilstāvokļa aktu reģistrācijas jautājumos;

2.2.11.    sniegt Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei Iedzīvotāju reģistrā iekļaujamās ziņas par Dzimtsarakstu nodaļā veikto reģistrāciju, kā arī Ministru kabineta noteiktajā kārtībā un apjomā – informāciju, kas nepieciešama Iedzīvotāju reģistrā iekļauto ziņu aktualizēšanai;

2.2.12.    nekavējoties paziņot Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam par ārzemnieka (izņemot personu, kura atzīta par bezvalstnieku LR) Dzimtsarakstu nodaļā noslēgto laulības un dzimšanas vai miršanas fakta reģistrāciju;

2.2.13.    ja papildināmie civilstāvokļa aktu reģistri atrodas ārvalsts teritorijā, septiņu dienu laikā nosūtīt uz šo valsti ar Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta starpniecību paziņojumu par vārda vai uzvārda (vārda un uzvārda) vai tautības ieraksta maiņu;

2.2.14.    septiņu dienu laikā no dienas, kad vārds vai uzvārds (vārds un uzvārds) mainīts, nosūta paziņojumu par vārda vai uzvārda (vārda un uzvārda) maiņu garīdzniekam, ja personas laulība likumā noteiktajā kārtībā noslēgta pie garīdznieka,

2.2.15.    septiņu dienu laikā no dienas, kad vārds vai uzvārds (vārds un uzvārds) vai tautības ieraksts mainīts, paziņo par šo maiņu Sodu reģistram;

2.2.16.    organizēt un nodrošināt apmeklētāju pieņemšanu Dzimtsarakstu nodaļā;

2.2.17.    nodrošināt civilstāvokļa aktu reģistrācijas apliecību veidlapu uzskaiti, glabāšanu un izlietošanu Dzimtsarakstu nodaļā, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

2.2.18.    sagatavot un sniegt pārskatus par savu darbību:

                           2.2.18.1.   Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam, normatīvajos aktos noteiktajā termiņā;

                           2.2.18.2.   Pašvaldībai, pēc pieprasījuma.

2.2.19.    nodrošināt svinīgu bērna dzimšanas reģistrāciju, pēc vecāku pieprasījuma;

2.2.20.    sniegt informāciju masu informācijas līdzekļos;

2.2.21.    veikt citus uzdevumus, atbilstoši normatīvajiem aktiem.

2.3.Dzimtsarakstu Nodaļas pienākumi:

 2.3.1. atbilstoši noteiktajiem mērķiem, nodrošināt Dzimtsarakstu nodaļai noteikto uzdevumu kvalitatīvu izpildi;

 2.3.2. pēc pieprasījuma sniegt Pašvaldības vadībai informāciju par Dzimtsarakstu nodaļas darbību;

 2.3.3. sadarboties ar visām Pašvaldības struktūrvienībām un iestādēm nepieciešamās informācijas iegūšanai un apmaiņai;

 2.3.4. nodrošināt dokumentu apriti atbilstoši lietvedības prasībām; mērķtiecīgi, efektīvi un precīzi izmantot piešķirtos Pašvaldības domes budžeta, mērķdotāciju un investīciju finanšu līdzekļus tam noteikto funkciju un uzdevumu veikšanai;

 2.3.5. apkopot un iesniegt Dzimtsarakstu nodaļas budžeta pieprasījumu Finanšu nodaļā, sastādot Pašvaldības budžetu.

2.4.Dzimtsarakstu nodaļai ir tiesības:

 2.4.1. pastāvīgi lemt par tās kompetencē esošajiem jautājumiem;

 2.4.2. pieprasīt un saņemt :

                                             2.4.2.1.     darbam nepieciešamo informāciju no Pašvaldības struktūrvienībām un iestādēm, kā arī iepazīties ar Pašvaldības struktūrvienību un iestāžu rīcībā esošajiem Dzimtsarakstu nodaļas darbam nepieciešamajiem dokumentiem;

                                             2.4.2.2.     reģistru ierakstu norakstus no citām dzimtsarakstu nodaļām;

                                             2.4.2.3.     no citām personām un iestādēm Dzimtsarakstu nodaļai noteikto pienākumu izpildei nepieciešamo informāciju un dokumentus, atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam.

 2.4.3. pārbaudīt Dzimtsarakstu nodaļai sniegto informāciju;

 2.4.4. iesniegt priekšlikumus Dzimtsarakstu nodaļas kompetencē esošajos jautājumos;

 2.4.5. izmantot piešķirtos finanšu, tehniskos un darbaspēka resursus, nodrošinot Dzimtsarakstu nodaļai noteikto funkciju un uzdevumu izpildi;

 2.4.6. atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam, iekasēt valsts nodevu;

 2.4.7. piedalīties darbinieku kvalifikācijas paaugstināšanas pasākumos;

 2.4.8. piedalīties Pašvaldības domes pastāvīgo komiteju un domes sēdēs jautājumos, kas saistīti ar Dzimtsarakstu nodaļas darbu.

 

3.Dzimtsarakstu nodaļas struktūra un darba organizācija

3.1.Dzimtsarakstu nodaļas darbinieki:

 3.1.1. vadītājs (kods pēc klasifikatora 1228 25);

 3.1.2. vadītāja vietnieks(kods pēc klasifikatora 1229 26);

 3.1.3. dzimtsarakstu speciālists (kods pēc klasifikatora 3439 17).

3.2.Dzimtsarakstu nodaļas darbu vada un organizē Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs, kas rīkojas saskaņā ar darba līgumu un amata aprakstu, atbilstoši LR normatīvo aktu, Nolikuma prasībām.

Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs savas kompetences ietvaros, saskaņā ar Nolikumu:

 3.2.1. vada un organizē Dzimtsarakstu nodaļas darbu, izpildot un realizējot noteiktos uzdevumus un tiesības;

 3.2.2. atbild par Dzimtsarakstu nodaļas finanšu un materiālo līdzekļu likumīgu, racionālu un lietderīgu izmantošanu, sastāda Dzimtsarakstu nodaļas finanšu gada budžeta tāmi, atbilstoši Pašvaldības izstrādātajai instrukcijai un noteiktajai kārtībai;

 3.2.3. organizē Dzimtsarakstu nodaļas lietvedību, atbilstoši normatīvo aktu prasībām, nodrošinot:

                                 3.2.3.1.     civilstāvokļa aktu reģistrāciju;

                                 3.2.3.2.     Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei Iedzīvotāju reģistrā iekļaujamo ziņu sniegšanu;

                                 3.2.3.3.     ienākošo dokumentu saņemšanu, pārbaudi, reģistrāciju un savlaicīgu atbildes sagatavošanu un dokumentu izsniegšanu vai nosūtīšanu, ievērojot normatīvo aktu prasības.

 3.2.4. bez īpaša pilnvarojuma pārstāv Dzimtsarakstu nodaļas intereses valsts un sabiedriskajās institūcijās, kā arī attiecībās ar citām personām un iestādēm, ja likums nenosaka citu pārstāvības kārtību;

 3.2.5. atbild par Dzimtsarakstu nodaļas darbību reglamentējošo dokumentu (nolikumu, noteikumu, u.c.) izstrādi, atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

 3.2.6. nodrošina Dzimtsarakstu nodaļā tiesību aktos noteikto prasību ievērošanu ugunsdrošības, darba aizsardzības, veselības aizsardzības, apkārtējās vides aizsardzības jomās;

 3.2.7. nodrošina Darba likuma, darba kārtības noteikumu un citu iekšējo kārtību reglamentējošo dokumentu ievērošanu Dzimtsarakstu nodaļas darbā;

 3.2.8. nodrošina Dzimtsarakstu nodaļas funkciju veikšanai nodoto materiālo vērtību saglabāšanu;

 3.2.9. sniedz noteiktu informāciju (paziņojumu) par civilstāvokļa aktu reģistrāciju, atbilstoši normatīvajiem aktiem;

3.2.10.    izstrādāt Dzimtsarakstu nodaļas darbinieku amata aprakstus, nosakot darbinieku atbildību, pienākumus, tiesības, kompetences robežas, savas kompetences robežās izdot nodaļas iekšējos rīkojumus un dot norādījumus;

3.2.11.    veic citus uzdevumus, atbilstoši normatīvajiem aktiem, Tieslietu ministrijas noteikumiem un rīkojumiem, Pašvaldības domes lēmumiem, Pašvaldības nolikumam, Nolikumam, Pašvaldības izdotajiem rīkojumiem un izpilddirektora norādījumiem.

3.3.Dzimtsarakstu nodaļas vadītājam ir viens vietnieks, kuram ir paraksta tiesības vadītāja prombūtnes laikā. Vadītāja un vietnieka paraksta tiesības tiek apstiprinātas Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentā.

3.4.Pašvaldības dome apstiprina Dzimtsarakstu nodaļas amatu sarakstu un amata algas likmi.

3.5.Dzimtsarakstu nodaļas vadītājam un vadītāja vietniekam ir valsts amatpersonas statuss.

3.6.Dzimtsarakstu nodaļas darbinieki savas kompetences ietvaros, saskaņā ar Amata aprakstu pilda Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja noteiktus uzdevumus:

 3.6.1.  veic civilstāvokļa aktu reģistrācijas pakalpojumu;

 3.6.2. nodaļas vadītāja vietnieks nodaļas vadītāja prombūtnes laikā paraksta reģistru ierakstus un uz to pamata izsniegtos dokumentus;

 3.6.3. ir atbildīgi par normatīvo aktu ievērošanu reģistru ierakstos;

 3.6.4. izsniedz reģistrāciju apliecinošus dokumentus;

 3.6.5. atbild par arhīva materiālu un civilstāvokļa aktu glabāšanu, fondu grāmatu uzskaiti, reģistru apliecību veidlapu uzskaiti, glabāšanu, izlietošanu un atkārtoto dokumentu izsniegšanu.

 3.6.6. veic pienākumus, ko uzdod Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs.

3.7.Ja Dzimtsarakstu nodaļas darbinieks saņem tiešu uzdevumu no Pašvaldības vadības, darbinieks par to informē Dzimtsarakstu nodaļas vadītāju.

3.8.Dzimtsarakstu nodaļa savā darbībā veic Dzimtsarakstu nodaļas dokumentu arhivēšanu atbilstoši Pašvaldības domes un Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamenta apstiprinātajai lietu nomenklatūrai.

3.9.Dzimtsarakstu nodaļā ir noteikts šāds darba un atpūtas laiks:

 3.9.1. darba laiks ir četrdesmit stundas nedēļā, darba dienās un sestdienā, gadījumos, kad sestdienā notiek svinīga civilstāvokļa akta reģistrācija;

 3.9.2. atpūtas dienas tiek noteiktas sestdiena un svētdiena, darbs sestdienā tiek kompensēts ar atpūtas dienu darba dienā, pēc iepriekš sastādīta grafika.

3.10.Dzimtsarakstu nodaļa var organizēti Bērnības svētkus, Pilngadības svētkus, Ģimeņu vakarus, Kāzu jubilejas u.c. ģimeņu pasākumus.

 

4.Dzimtsarakstu nodaļas atbildība

4.1.Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs atbild par Dzimtsarakstu nodaļas darbību kopumā, tā nodrošināšanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

4.2.Katrs Dzimtsarakstu nodaļas darbinieks atbild par:

 4.2.1. viņiem uzdoto amata pienākumu un darba uzdevumu savlaicīgu, precīzu un godprātīgu izpildi un darbības atbilstību spēkā esošajiem normatīviem aktiem, kā arī par uzticēto darba priekšmetu un līdzekļu saglabāšanu un ekspluatēšanu atbilstoši lietošanas noteikumiem;

4.2.2.fizisko personu datu aizsardzības principu ievērošanu, darba pienākumu izpildes gaitā iegūto fizisko personu datu neizpaušanu un konfidencialitātes ievērošanu attiecībā uz trešajām personām, atbilstoši normatīvajiem aktiem.

 

5.Dzimtsarakstu nodaļas darbības tiesiskuma nodrošināšana

5.1.Dzimtsarakstu nodaļas darbības tiesiskumu nodrošina Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs.

5.2.Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja nepamatotu atteikšanos reģistrēt civilstāvokļa aktus vai labot, vai papildināt civilstāvokļu aktu reģistru ierakstus, ieinteresētās personas var pārsūdzēt tiesā.

5.3.Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja pieņemtos lēmumus (izņemot lēmumus, kas saistīti ar civilstāvokļa aktu reģistrāciju) un faktisko rīcību var apstrīdēt Pašvaldībai.

5.4.Iesniegumus par Dzimtsarakstu nodaļas darbinieku faktisko rīcību izskata Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs.

 

6.Dzimtsarakstu nodaļas finansēšanas kārtība

6.1.Dzimtsarakstu nodaļas finanšu līdzekļus veido:

 6.1.1. pašvaldības budžeta līdzekļi;

 6.1.2. valsts un pašvaldības atbalsts projektiem un programmām;

 6.1.3. ieņēmumi no sniegtajiem maksas pakalpojumiem;

 6.1.4. ziedojumi, dāvinājumi.

6.2.Visa Dzimtsarakstu nodaļas finanšu līdzekļu aprite ir organizēta centralizēti Pašvaldībā Finanšu nodaļā.

6.3.Dzimtsarakstu nodaļa finansiālās darbības dokumentāciju veic saskaņā ar spēkā esošo normatīvo aktu prasībām.

 

7.Saimnieciskā darbība

7.1.Dzimtsarakstu nodaļa var sniegt maksas pakalpojumus Pašvaldības noteiktajā kārtībā, atbilstoši ar Pašvaldības domes lēmumu apstiprinātajam cenrādim. Ieņēmumi par sniegtajiem maksas pakalpojumiem veido papildus finanšu līdzekļus, kurus izlieto saskaņā ar apstiprināto budžeta tāmi.

 

8.Nodaļas reorganizācija vai likvidācija

8.1.Lēmumu par Dzimtsarakstu nodaļas reorganizāciju vai likvidāciju pieņem Pašvaldības dome, saskaņojot ar LR Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentu.

 

9.Nolikuma un tā grozījumu pieņemšanas kārtība

9.1.Nolikuma izstrādi nodrošina Dzimtsarakstu nodaļas vadītājs un to apstiprina ar Pašvaldības domes lēmumu.

9.2.Grozījumus Nolikumā var izdarīt pēc Pašvaldības izpilddirektora vai Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja priekšlikuma.

9.3.Grozījumus Nolikumā apstiprina ar Pašvaldības domes lēmumu.

9.4.Nolikums stājas spēkā ar 2009.gada 1.decembri.

 

Dzimtsarakstu nodaļas vadītāja                                                                      Vineta Lamberte